Компанияда бірнеше адам болғанда HR-процестерді басында, чатта және бірнеше кестеде ұстауға болады. Команда өскен сайын бұл тәсіл кедергі бола бастайды: өтінімдер жоғалады, деректер файлдар арасында шашырайды, басшылар нақтылауға уақыт жұмсайды, ал HR-бөлім «өрт сөндіру» режимінде жұмыс істейді.
HR-жүйе бұл хаосты алып тастайды. Ол қызметкерлер туралы деректерді сақтайды, жалдауды, бейімделуді, демалыстарды, кестелерді мен келісімдерді жүргізеді — әр рөлге процестің өз бөлігін көрсетеді. Басшы команда мен статустарды көреді. HR-маман — кадрлық процестерді тұтастай. Қызметкер — өтінімдер мен кестесі бар жеке кабинетті.
Біз Qazaqsoft-та HR-жүйеге «кадр бөліміне арналған бағдарлама» ретінде емес, компанияның нақты процестеріне сай цифрлық өнім ретінде қараймыз. Алдымен рөлдерді, сценарийлерді мен интеграцияларды талдаймыз — тек содан кейін дайын өнім жеткілікті ме, әлде бизнеске сай әзірлеу қажет пе деп шешеміз.
Мақалада HR-жүйе шынымен қашан қажет, ол қандай процестерді ретке келтіреді, енгізу кезінде қандай қателер жиі кездеседі және шешімді таңдауға қалай дайындалу керек екенін жинадық.
Қызметкерлерді басқарудағы HR-жүйе дегеніміз не
HR-жүйе бизнеске қызметкерлер туралы деректерді сақтауға, кадрлық процестерді басқаруға және команда жағдайын бір жерден көруге көмектеседі.
Жүйесіз компания көбіне кестелер, чаттар, файлдар мен ауызша уағдаластықтар арқылы жұмыс істейді. Бұл бастапқы кезеңде жұмыс істейді. Кейін бизнес өседі. Қызметкерлер көбейеді. Өтінімдер жоғалады. Басшылар деректерді іздеуге уақыт жұмсайды. HR-бөлім бір типті қолмен әрекеттерді қайталай береді.
HR-жүйе тек HR-мамандарға ғана қажет емес — оны басшылар, қызметкерлер, менеджерлер мен иелер пайдаланады. Әркім процестің өз бөлігін көреді. Жүйенің басты міндеті қарапайым: ол адамдарды басқарудан хаосты алып тастайды.
HR-жүйе кесте мен қолмен есептен несімен ерекшеленеді
Кестелер деректерді жазып алуға көмектеседі, бірақ процесті басқармайды. Кестеге демалыс күнін жазуға болады — бірақ кесте өтінімді келіспейді, басшыға хабарламайды және өзгерістер тарихын көрсетпейді. Кестеде кандидаттар тізімін жүргізуге болады — бірақ ол өтініштен жұмысқа шығуға дейінгі түсінікті жолды құрмайды.
Қолмен есеп адамдарға тәуелді. Бір қызметкер файлды жаңартуды ұмытты. Екіншісі ескі нұсқаны сақтады. Үшіншісі чатқа жазды, бірақ хабарлама жоғалды.
HR-жүйе бірыңғай тәртіп жасайды. Деректер бір жерде сақталады. Қол жеткізу құқықтары бөлінген. Процестер түсінікті қадамдар бойынша жүреді. Басшы артық сұраусыз статусты көреді. Бұл әсіресе компанияда бірнеше бөлім, ауысымды кесте, қашықтан қызметкерлер немесе команданың тез өсуі болған кезде маңызды.
Ол қандай бизнес міндеттерін жабады
HR-жүйе компания жұмысына тікелей әсер ететін міндеттерді жабады:
- қызметкерлер базасын жүргізеді: рөлдер, бөлімдер, лауазымдар, контактілер, кестелер, статустар мен өзгерістер тарихы
- жалдауды жеңілдетеді: кандидаттар, іріктеу кезеңдері, жауапты адамдар мен мерзімдер көрінеді
- бейімделуге көмектеседі: жаңа қызметкер түсінікті қадамдар алады, басшы не істелгенін көреді
- демалыстарды, өтінімдерді, келісімдерді мен ішкі процестерді ретке келтіреді
- аналитикаға негіз береді: тұрақсыздық, жүктеме, вакансиялардың жабылу мерзімдері мен басқа көрсеткіштер
Бұл міндеттер бір жүйеде жабылғанда, бизнес ауызша уағдаластықтар мен «бәрін білетін» адамдарға тәуелді болуын тоқтатады.
Компания ішінде HR-жүйені кім пайдаланады
Басшы команданы, міндеттер мен статустарды көреді. HR-маман жалдауды, бейімделуді, демалыстар мен құжаттарды жүргізеді. Қызметкер өтінімдер береді, кестені көреді және хабарламалар алады. Иесі жалпы көріністі мен тар жерлерді көреді.
Сондықтан HR-жүйе әр рөл үшін ыңғайлы болуы тиіс. Интерфейс күрделі болса, адамдар чаттар мен кестелерге қайтады — қажетті функциялар болса да, жүйе жұмыс істеуді тоқтатады.
Бизнеске HR-жүйе қашан қажет болады
HR-жүйе сәнді құрал қажет болған кезде емес, қолмен басқару жұмысқа кедергі бола бастаған кезде қажет.
Қызметкерлер туралы деректер әртүрлі жерде сақталады
Ақпараттың бір бөлігі Excel-де, бір бөлігі Google Sheets-те, бір бөлігі HR мен басшылардың жеке хат алмасуында. Қызметкер демалысқа кеткенде немесе лауазымын өзгерткенде, деректерді бірнеше жерде жаңарту керек — және бір жерде олар үнемі ескіріп қалады.
Бұл сәтте компания адамдармен жұмысқа емес, файлдар арасындағы деректерді синхрондауға көбірек уақыт жұмсайды.
Басшылар қолмен процестерге уақыт жоғалтады
Демалыс өтінімін келісу чат арқылы жүреді. Жаңа қызметкердің бейімделуі — жеке хабарламалар арқылы. Анықтама сұрауы — HR-маман арқылы. Әрбір процесс бірнеше адамды қолмен қосуды талап етеді.
Айына ондаған мұндай процестер болғанда, басшылар жұмыс уақытының айтарлықтай бөлігін негізгі жұмысқа емес, координацияға жұмсай бастайды.
Жалдауды, бейімделу мен дамытуды бақылау қиын
Иесі мәселе қай жерде екенін көрмейді. Басшы кезеңге кім жауап беретінін түсінбейді. HR-маман «өрт сөндіру» режимінде жұмыс істейді. Жаңа қызметкерлер алғашқы күндері не істеу керек екенін білмейді.
Бұл бизнеске қолмен басқарудан кетудің төртінші белгісі. Жаңа кестелер емес, түсінікті, қайталанатын процесс қажет.
HR-жүйе қандай процестерді ретке келтіруге көмектеседі
HR-жүйе қызметкерлерді басқаруды бір-біріне байланысты қадамдар жиынтығы ретінде емес, дәйекті процесс ретінде құруға көмектеседі.
Қызметкерлер мен кадрлық деректер есебі
Компания адамдар, бөлімдер, лауазымдар, кестелер мен статустар туралы деректерді сақтайды. Кез келген өзгеріс рөл бойынша қажет болғандардың бәріне бірден көрінеді.
Бұл шатасу қаупін төмендетеді және бір ақпараттың бірнеше әртүрлі нұсқасы болатын жағдайларды жояды.
Жалдау, бейімделу мен жұмыстан босату
Бизнес кандидаттың жолын көреді: өтініш, сұхбаттар, тестілік тапсырмалар, оффер, жұмысқа шығу. Әр кезеңнің — жауаптысы мен мерзімі бар.
Бейімделу үшін жүйе қадамдар жиынтығын белгілейді: құжаттар, оқыту, командамен танысу, рұқсаттар. Басшы не істелгенін және не қалғанын көреді.
Жұмыстан босату мен рөлдер арасындағы ауысулар да жеке әңгіме емес, әр қадам тексерілетін түсінікті процеске айналады: техниканы қайтару, рұқсаттарды жабу, құжаттар.
Демалыстар, кестелер, өтінімдер мен ішкі келісімдер
Қызметкер сұраныс жібереді. Басшы шешім қабылдайды. Жүйе статус пен тарихты сақтайды.
Бұл демалыстарға, бос күндерге, іссапарларға, анықтамаларға, кесте өзгерістеріне және кез келген басқа келісімдерге қатысты. Айына мұндай өтінімдер неғұрлым көп болса, HR-жүйе мен чаттағы қолмен өңдеу арасындағы айырмашылық соғұрлым күшті көрінеді.
HR-жүйе басшылар мен HR-бөлім жұмысына қалай әсер етеді
HR-жүйе басшылар мен HR-бөлімге ортақ көрініс береді. Әркім өзіне қажет нәрсені көреді — басқа адамдардан деректер жинауға уақыт жұмсамайды.
Қызметкерлер деректеріне жылдам қол жеткізу
Басшы қызметкерлерді, өтінімдерді, статустарды, кестелер мен міндеттерді көреді. Оған әр уақыт сайын HR-маманға жазып, деректерді әртүрлі файлдардан іздеудің қажеті жоқ.
HR-бөлім процестерді тұтастай көреді: кім қабылданды, кім бейімделіп жатыр, кім демалысқа кетеді, өтінім қай жерде қалды, қандай деректерді жаңарту керек.
Кадрлық процестерде қателер азаяды
Өтінім статустары мен тарихы бар түсінікті бағыт бойынша жүргенде, жоғалған келісімдер, ұмытылған демалыстар мен ескірген деректер жоғалады.
Жүйе адамдардың орнына жұмыс істемейді, бірақ негізгі қадамдарды өткізіп жіберуге мүмкіндік бермейді — әсіресе жалдау, бейімделу мен құжаттармен жұмыста.
Міндеттер, мерзімдер мен жауапкершіліктің ашықтығы
Команда нақтылауларға аз уақыт жұмсайды. Басшылар шешімдерді жылдамырақ қабылдайды. HR-мамандар тек әкімшілендірумен ғана емес, процестерді дамытумен де айналысады.
Мұндай жобаларда функцияларды жинау ғана емес, жүйені күнделікті кім пайдаланатынын түсіну маңызды. Интерфейс күрделі болса, қызметкерлер чаттарға қайтады — кез келген керемет функциялар пайдаланылмай қалады.
HR-жүйе қызметкерлерге қалай көмектеседі
HR-жүйе тек басшылыққа ғана пайдалы емес — ол ішкі процестерді қызметкерлердің өздері үшін де түсінікті етеді.
Жеке кабинет пен өзіне-өзі қызмет көрсету
Қызметкер жеке кабинетке кіреді де қажетті ақпаратты көреді: кестені, демалысты, өтінімдерді, оқуды, ішкі хабарламалар мен келісім статусын.
Бұл артық сұрақтарды алып тастайды. Адамға кімге жазу керек және қайдан нақтылау керек екенін іздеудің қажеті жоқ — ол түсінікті әрекет жолын көреді.
Түсінікті өтінімдер, кестелер мен хабарламалар
Мысалы, қызметкер демалыс өтінімін жібергісі келеді. Жүйесіз ол чатқа жазады, жауап күтеді, кейін HR деректерді кестеге көшіреді. Жүйеде ол өтінім жасайды, басшы оны келіседі, статус сақталады.
Осылайша бизнес коммуникациядағы хаосты азайтады. Қызметкерлер ауызша уағдаластықтарға аз тәуелді, ал басшылар шешімдер тарихын көреді.
Оқу мен даму мақсаттарына қол жеткізу
Компанияда оқу болса, HR-жүйе оны бейімделу мен дамытумен байланыстыра алады: курстар, тесттер, жеке мақсаттар, лауазым бойынша ілгерілеу.
Жобалау кезеңінде қарапайым сценарийлерді ойластыру маңызды: қызметкер не істеуі тиіс, басшы нені көруі тиіс және HR-бөлімде не қалады.
Енгізуге дейін қандай функцияларды ойластыру керек
HR-жүйені енгізуге дейін міндетті функцияларды анықтау керек. Үлкен мүмкіндіктер тізімінен бастамаған дұрыс — ең аз жеткілікті жиынды жинаған дұрыс.
Қызметкерлер базасы мен қол жеткізу рөлдері
Базалық блок — компанияда кім жұмыс істейді, қай бөлімде, қандай лауазымда, қандай кесте бойынша. Және — кім нені көре және өзгерте алады.
HR-жүйеде жеке деректер бар. Барлық қызметкер бәрін көрмеуі тиіс. Қол жеткізу рөлдерін жүйе жұмысқа кіріспестен бұрын ойластырған дұрыс.
HR-аналитика мен есептер
Бизнеске қандай есептер шынымен қажет екенін алдын ала түсіну керек: тұрақсыздық, вакансия жабу мерзімдері, бөлімдер бойынша жүктеме, жаңа қызметкерлердің бейімделу мәртебесі, өтінімдер серпіні.
Аналитика бастапқыда ойластырылмаса, кейін жүйеге жетіспейтін деректерді жинау үшін қайта оралуға тура келеді.
Бизнестің басқа жүйелерімен интеграция
HR-жүйе CRM-мен, LMS-пен, корпоративтік порталмен, өтінім жүйелерімен, бухгалтериямен мен қызметкерлердің кіру сервистерімен байланысты болуы мүмкін.
Бұл бизнес деректерді сақтап қана қоймай, бірыңғай цифрлық ортаны құрғысы келсе маңызды — қызметкер жұмысы, оның оқуы мен байланысты клиенттер үш әртүрлі жүйеде үш әртүрлі шындықпен өмір сүрмейтін орта.
Жиі қателік — процестерден емес, функциялардан бастау. Сонда жүйе ауыр шығады, бірақ басты мәселені шешпейді.
Қызмет
Бизнесіңіздің нақты процестеріне сай HR-жүйені жобалаймыз және әзірлейміз
Рөлдерді, жалдау, бейімделу, өтінімдер мен келісім сценарийлерін талдаймыз. Функцияларды нақты міндеттерге қарай таңдаймыз, қол жеткізу құқықтары мен CRM, LMS пен ішкі сервистермен интеграцияларды ойластырамыз. «Айына бір рет ашылатын» емес, күн сайын қолданылатын жүйе жасаймыз.
HR-жүйені енгізу кезіндегі қателер
HR-жүйені енгізу кезіндегі мәселелердің көпшілігі жүйе жазылғанға дейін пайда болады. Олардың көзі — код емес, бастапқыда қабылданған шешімдер.
Сипатталған процестерсіз хаосты автоматтандыру
Компанияда жалдаудың, бейімделудің немесе келісімнің түсінікті процесі болмаса, жүйе оны өздігінен түзетпейді. Ол жай ғана хаосты цифрлық форматқа аударады.
Алдымен бизнес процестерді сипаттайды, содан кейін оларға сай құралдарды таңдайды. Керісінше емес.
Нақты міндеттерді ескермей функциялар таңдау
Бизнес «басқалар солай істейді», «пайдалы болуы мүмкін», «кенеттен сұрауы мүмкін» деген сылтаумен бәрін қатарынан қосады. Қызметкерлер нәтижесінде кішкене бөлігін ғана қолданады. Қалғаны интерфейсті қиындатады және жұмысқа кедергі келтіреді.
Тар жұмыс жиынын іске қосып, нақты қолданысты көріп, кейін кеңейту — бірден ешкім пайдаланбайтын құбыжық жинақтаудан жақсы.
Қызметкерлерді жеткіліксіз оқыту
Тіпті ыңғайлы жүйе де түсіндіруді талап етеді. Адамдар оның не үшін қажет екенін және онымен қалай жұмыс істеу керектігін түсінуі керек.
Әрбір процестің иесі болуы тиіс. Әйтпесе өтінімдер ілініп қалады, деректер ескіреді, ал жүйе мәнін жоғалтады.
Бесінші жиі кездесетін қателік — іске қосуға дейін деректерді тексермеу. Кестелердегі ескі қателерді көшірсе, HR-жүйе дұрыс емес базамен жұмыс істей бастайды.
HR-жүйені таңдауға қалай дайындалу керек
Бастамашы өнімді іздеуден емес, өзіндік процестер мен шығын нүктелерін талдаудан бастаған дұрыс.
Ағымдағы HR-процестерді сипаттау
Жалдау қазір қалай жүретінін жазып шығыңыз. Қызметкер жұмысқа қалай шығады. Демалыс қалай рәсімделеді. Басшы өтінімді қалай келіседі. Деректер қайда сақталады. Ақпаратты жаңартуға кім жауапты.
Бұл жүйе туралы да емес — бұл сіздің жұмысыңыз қалай ұйымдастырылғаны туралы. Бұл сипаттамасыз кез келген HR-жүйе «жалпы» болады және дәл сай келмейді.
Мәселелер мен шығын нүктелерін анықтау
Қателер қай жерде жиі туындайды. Процесс қай жерде тым көп уақыт алады. Қызметкерлер әрі қарай не істеу керек екенін қай жерде түсінбейді. Иесі не болып жатқанын қай жерде көрмейді.
Осы нүктелер — HR-жүйенің бірінші нұсқасында автоматтандырудың басты үміткерлері. Қалғаны күте алады.
Міндетті функциялар тізімін құру
Процестер мен шығын нүктелерін сипаттағаннан кейін жүйеде қандай функциялар міндетті екені түсінікті болады:
- қызметкерлер базасы мен қол жеткізу рөлдері
- жалдау мен бейімделу
- демалыстар, өтінімдер мен келісімдер
- кестелер мен хабарламалар
- оқу мен даму
- басшылар мен иеге арналған есептер
- CRM, LMS немесе ішкі сервистермен интеграция
«Қажетті» емес, дәл міндетті — бұларсыз жүйе бизнес міндетін шешпейді.
Дайын жүйе қашан қажет, ал жеке шешім қашан қажет
Дайын HR-жүйе компания процестері стандартты болса қолайлы: қызметкерлер базасы, демалыстар, өтінімдер, кестелер мен қарапайым келісімдер. Дайын шешім бұл жағдайда негізгі міндеттерді жылдамырақ жабады.
Жеке жүйе компанияның өз жұмыс логикасы болғанда қажет: стандартты емес рөлдер, күрделі келісімдер, CRM, LMS немесе ішкі сервистермен интеграциялар, ерекше есептер, бірнеше филиал, әртүрлі қол жеткізу деңгейлері.
Дайын өнім қандай міндеттерге жеткілікті
Дайын жүйе бастауға көмектеседі. Процестерді оның шеңберіне қарай жеңілдетуге болатын болса — бұл қалыпты жол.
Ол бизнесті өнім шеңберлерімен шектейді, бірақ оның орнына тез дайындықты, вендор қолдауын мен түсінікті құнды береді. Шағын командалар үшін мұның өзі көбіне жеткілікті.
Бизнеске өз процестеріне сай әзірлеу қашан қажет
Жеке HR-жүйе компания процестерінің айналасында құрылады, керісінше емес. Бұл HR-процестер сатылыммен, оқумен, жобалармен немесе операциялық басқарумен байланысты болса маңызды.
Таңдауға дейін бір сұраққа жауап беру керек: бизнес процестерді жүйеге қарай өзгертуге дайын ба — әлде жүйе бизнес процестерін қайталауы тиіс пе.
Процестер компанияға басқарылу мен бақылау берсе, әдетте оларды біреудің өнімі үшін бұзудың орнына өзіңіздікін құрған тиімдірек.
HR-жүйені CRM, LMS мен ішкі сервистермен қалай байланыстыруға болады
HR-жүйе сирек бөлек өмір сүреді. Ол CRM-мен байланысты болуы мүмкін, егер қызметкерлер жұмысы сатылыммен, өтінімдермен мен клиенттік сервиспен байланысты болса. LMS-пен — оқу, курстар мен даму маңызды болса. Ішкі сервистермен — өтінімдер жүйесімен, кестелермен, есептермен, білім базасымен немесе корпоративтік порталмен.
Интеграциялар күрделілік үшін емес — деректерді қос енгізуді алып тастау үшін қажет. HR-бөлім деректерді бір жүйеге енгізіп, ал басшы кейін оларды басқа жүйеге көшірсе, бизнес уақыт жоғалтады.
Әзірлеуге дейін компанияда қандай сервистер бар екенін түсіну керек: нені қалдыру керек, нені — байланыстыру, нені — ауыстыру. Бұл HR-жүйенің функциялары туралы әңгіме емес, бизнестің бүкіл цифрлық ортасының архитектурасы туралы әңгіме.
